O Fator R é a razão entre a folha de salários (com encargos) dos últimos 12 meses e a receita bruta dos mesmos 12 meses (RBT12). Quando essa razão fica igual ou acima de 28%, as atividades de serviços alcançadas pela regra passam a ser tributadas pelo Anexo III do Simples Nacional — o mais barato. Abaixo disso, caem no Anexo V — o mais caro. É a Lei Complementar nº 123/2006 (art. 18, §§ 5º-J e 5º-K) que define isso, e a Resolução CGSN nº 140/2018 que detalha o cálculo.
Parece detalhe de contador. Não é: para uma empresa de R$ 600 mil por ano, a diferença entre os dois anexos gira em torno de R$ 43,7 mil por ano. E a pegadinha: a folha não é só salário de empregado — pró-labore entra na conta, e é aí que a maioria erra.
O que entra na folha
O numerador da conta é a folha de salários, incluídos encargos, dos 12 meses anteriores ao período de apuração. Pela Resolução CGSN nº 140/2018 (art. 25, § 19), entram:
- Salários pagos a empregados;
- 13º salário efetivamente pago no período;
- FGTS e contribuição patronal ao INSS (CPP);
- Pró-labore dos sócios — com o INSS correspondente recolhido. Sem pró-labore declarado e recolhido, não entra;
- Remuneração paga a autônomo (RPA) com recolhimento previdenciário.
O que não entra na conta
Não entra: distribuição de lucros, pagamento de fornecedor, impostos, retirada informal. Regra de ouro: entra no Fator R remuneração de trabalho com recolhimento previdenciário — salário de empregado, pró-labore, RPA.
Anexo III × Anexo V: a diferença na prática
As duas tabelas valem para as atividades sujeitas ao Fator R — serviços intelectuais e técnicos: consultorias, agências, TI, medicina, advocacia, engenharia, arquitetura (§ 5º-D do art. 18 da LC 123/2006). Alíquotas nominais por faixa:
| RBT12 (receita em 12 meses) | Anexo III | Anexo V |
|---|---|---|
| Até R$ 180 mil | 6,00% | 15,50% |
| R$ 180 mil a R$ 360 mil | 11,20% | 18,00% |
| R$ 360 mil a R$ 720 mil | 13,50% | 19,50% |
| R$ 720 mil a R$ 1,8 mi | 16,00% | 20,50% |
| R$ 1,8 mi a R$ 3,6 mi | 21,00% | 23,00% |
| R$ 3,6 mi a R$ 4,8 mi | 33,00% | 30,50% |
Na 6ª faixa a lógica se inverte (o Anexo V fica menor, porque o ISS sai do DAS), e o valor a deduzir corrige a conta na faixa real. Por isso a comparação correta é sempre pela alíquota efetiva — nos exemplos abaixo, os cálculos já usam alíquotas efetivas.
Fator R = 150.000 ÷ 600.000 = 25% → abaixo de 28%, recolhe pelo Anexo V: efetiva de 17,85% ≈ R$ 8.925/mês de DAS.
Se a folha fosse R$ 168 mil (28%), a mesma receita seria tributada pelo Anexo III: efetiva de 10,56% ≈ R$ 5.280/mês.
Diferença: R$ 43.740 por ano — a folha 12% maior compra um imposto 40% menor. É essa troca que o planejamento do Fator R avalia, sempre com pró-labore compatível com a atividade e recolhimento em dia.
Pelo Anexo V, a alíquota efetiva é 19,07%; pelo Anexo III, 13,03%. A diferença anual chega a R$ 72.540 — e aqui a conta precisa ser honesta: para cruzar os 28%, a folha teria de subir R$ 36 mil/ano (salários e encargos). A troca só fecha se a estrutura da empresa realmente comportar mais gente ou mais pró-labore — contratar só para mudar de anexo, sem lastro real, é interpretação de fraude, e o risco fiscal vem junto.
Os 3 erros que mais custam caro
1. Pró-labore baixo demais — ou inexistente
É o erro clássico do sócio que “se paga de lucro”. Sem pró-labore, a folha do Fator R encolhe e a empresa fica presa no Anexo V — enquanto distribui lucro isento na pessoa física. Na maioria dos casos, um pró-labore compatível com a atividade custa menos em imposto do que economiza em DAS. E há um piso: um salário mínimo por sócio que presta serviço, para o INSS não questionar.
2. Pró-labore alto demais no fim do ano
O outro extremo: estourar o pró-labore em dezembro para forçar os 28%. Duas armadilhas: (a) o Fator R olha 12 meses móveis — o impacto de dezembro só aparece no DAS de janeiro seguinte; (b) pró-labore sem compatibilidade com a realidade da empresa é alvo fácil de autuação, com glosa retroativa de até 5 anos.
3. Deixar o Fator R “no automático”
Quem só descobre o anexo errado na declaração anual paga tudo de uma vez, com juros e correção. O Fator R é apurado todo mês no PGDAS-D, e a janela muda a cada mês — a folha e a receita do mês novo entram, a de 12 meses atrás sai. Uma queda de faturamento pode empurrar a empresa para o Anexo V sem que ninguém perceba; e um mês ruim pode devolvê-la ao Anexo III — é aí que muita gente deixa dinheiro na mesa.
Regra prática: quem presta serviço deve conferir o Fator R todo mês, antes de fechar o DAS — não na declaração anual. É a única forma de usar a janela móvel a favor, e não contra.
O que muda em 2027 — e por que a decisão de novembro vale para janeiro
A Resolução CGSN nº 190/2026 (regulamentação da reforma tributária no Simples, LC 214/2025) muda o período de cálculo a partir de 2027: a folha e a receita passam a considerar os 12 meses anteriores ao mês anterior ao da apuração — um mês de defasagem. Para o DAS de janeiro de 2027, a janela será dezembro/2025 a novembro/2026; dezembro/2026 fica fora.
Na prática: ajustar pró-labore ou folha em dezembro não muda o Fator R de janeiro de 2027. Quem precisa corrigir o enquadramento para começar o ano no Anexo III tem até novembro de 2026 para agir. E nos dois primeiros meses de atividade, o Fator R de empresas novas será considerado 0,28 (Anexo III), antes da regra de anualização. O corte de 28% e os anexos continuam — o que muda é a janela, e ela transforma um detalhe técnico em prazo real de decisão.
O que fazer agora
- Confira o Fator R do mês: folha com encargos ÷ receita bruta dos mesmos 12 meses. Deu 28% ou mais? A empresa deve estar no Anexo III — se estiver recolhendo pelo V, há diferença a discutir.
- Ajuste o pró-labore para a realidade: nem zero (perde o Anexo III e atrai fiscalização), nem inflado (risco de autuação).
- Se o plano é mudar o enquadramento em 2027: a janela de cálculo de janeiro/2027 fecha em novembro/2026 — ajustes de folha precisam estar lançados até lá.
- Documente tudo: folha, pró-labore, GP e PGDAS-D conversando entre si é o que sustenta o enquadramento em uma fiscalização.
Fontes oficiais
- Lei Complementar nº 123/2006, art. 18, §§ 5º-J (regra dos 28% → Anexo III), 5º-K (janela de 12 meses) e 5º-M (abaixo de 28% → Anexo V) — planalto.gov.br
- Anexos III e V da LC 123/2006 (tabelas de alíquotas e valores a deduzir) — planalto.gov.br
- Resolução CGSN nº 140/2018, art. 25, §§ 19 e 20 (o que compõe a folha para o Fator R) — normas.receita.fazenda.gov.br
- Resolução CGSN nº 190/2026 (janela com defasagem de 1 mês e Fator R 0,28 nos 2 primeiros meses, a partir de 2027) — normas.receita.fazenda.gov.br
- Receita Federal — Perguntas e Respostas do Simples Nacional, item 5.11 (fator “r”) — receita.fazenda.gov.br
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